Algemene voorwaarden
Artikel 1. Organisatie
De beurs wordt georganiseerd door The Exhibition Company BV, hierna te noemen de organisator.
Artikel 2. Deelname en betaling
2.1. Deelname aan de beurs is uitsluitend voorbehouden aan de geregistreerde exposant en mag alleen met voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisator worden overgedragen aan derden.
2.2. Een aanmelding is pas definitief nadat de organisator het volledig ingevulde en ondertekende inschrijfformulier heeft ontvangen en schriftelijk heeft bevestigd. Mondelinge toezeggingen of e-mailcorrespondentie gelden niet als officiële toelating.
2.3. Zolang de organisator de inschrijving niet schriftelijk heeft bevestigd, bestaat er geen recht op een standruimte.
2.4. Na ontvangst van het inschrijfformulier en de schriftelijke bevestiging van deelname, ontvangt de exposant een factuur. Minimaal 50% van het factuurbedrag dient binnen 15 dagen na factuurdatum te worden voldaan. Het restant moet uiterlijk 14 dagen vóór aanvang van de beurs zijn betaald. Toegang tot de beurs wordt uitsluitend verleend na volledige betaling. Bij te late betaling kan de organisator de stand aan een andere partij toewijzen, zonder dat de exposant recht heeft op restitutie of schadevergoeding.
2.5. Degene die het inschrijfformulier ondertekent, verklaart akkoord te gaan met alle voorwaarden, ook als de inschrijving niet door een daartoe bevoegde persoon is verricht.
2.6. De exposant verplicht zich de toegewezen stand uiterlijk 30 minuten vóór de officiële opening volledig te hebben opgebouwd en deze tot het einde van de beurs in nette staat te houden. Indien de opbouw op de dag vóór de beurs om 12.00 uur nog niet is begonnen, behoudt de organisator zich het recht voor de stand aan een andere partij toe te wijzen zonder restitutie van de deelnamekosten.
Artikel 3. Toelating en afwijzing
3.1. De organisator behoudt zich het recht voor om inschrijvingen zonder opgaaf van redenen te weigeren, bijvoorbeeld in het geval van overbezetting. Een exposant die zich niet aan de deelnamevoorwaarden houdt, kan van de beurs worden uitgesloten zonder recht op terugbetaling.
3.2. Een afwijzing van deelname geeft geen recht op enige vorm van schadevergoeding.
Artikel 4. Tentoonstelling van producten en materialen
4.1. Het gebruik van brandbare of gevaarlijke materialen is niet toegestaan binnen het beurscomplex. Alleen materialen die voldoende brandvertragend zijn behandeld, mogen worden gebruikt. Verpakkingsmateriaal moet veilig worden opgeslagen. Gasflessen in het gebouw zijn verboden, tenzij de organisator hiervoor schriftelijk toestemming verleent voor demonstratiedoeleinden.
4.2. Het is verboden politiek of aanstootgevend materiaal te tonen of te verspreiden dat het imago of het succes van de beurs kan schaden.
Artikel 5. Veiligheid en brandpreventie
5.1. Vluchtwegen, gangpaden en trappen moeten te allen tijde vrij blijven.
5.2. Brandblussers en hydranten moeten zichtbaar en bereikbaar blijven.
5.3. Exposanten zijn verplicht de instructies van de organisator, de brandweer en de halbeheerder direct op te volgen.
Artikel 6. Gebruik van de standruimte
6.1. De exposant dient voor ingebruikname van de stand te kunnen aantonen dat de deelnamekosten volledig zijn voldaan.
6.2. De exposant is zelf verantwoordelijk voor naleving van wet- en regelgeving, vergunningen, belastingen, verzekeringen en overige verplichtingen.
6.3. Door ondertekening van het inschrijfformulier verklaart de exposant bekend te zijn met de eigenschappen van de gehuurde standruimte. De stand wordt in de staat zoals gezien aanvaard.
6.4. De indeling van de stands wordt door de organisator vastgesteld op basis van de aard van het bedrijf en de beschikbare ruimte.
6.5. In de prijs per m² zijn inbegrepen: algemene verlichting, verwarming, en het gebruik en schoonmaak van de sanitaire voorzieningen.
6.6. Zelfstandige standbouw mag maximaal 2,5 meter hoog zijn en dient een professioneel uiterlijk te hebben. Hogere constructies moeten uiterlijk vier weken vóór aanvang ter goedkeuring worden voorgelegd aan de organisator. Onprofessionele bouw kan worden afgewezen.
6.7. Het is niet toegestaan om muren, vloeren of plafonds te beschadigen door middel van spijkers, schroeven of lijm. Eventuele schade wordt in rekening gebracht bij de exposant.
6.8. Tapijt en een stroomaansluiting (3 kW, 16A gezekerd) zijn bij de stand inbegrepen.
6.9. Het onderverhuren van (delen van) de stand is niet toegestaan. Bij overtreding kan de organisator de stand sluiten zonder restitutie van de deelnamekosten.
Artikel 7. Standinrichting en promotie
7.1. Standen en uitstallingen mogen geen doorgangen blokkeren of hinder veroorzaken voor aangrenzende stands.
7.2. De organisator behoudt zich het recht voor om, indien nodig, standplaatsen te wijzigen of aan te passen.
7.3. Reclame buiten de eigen standruimte is alleen toegestaan met voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisator.
7.4. Geluidsniveaus boven 60 dB of andere storende activiteiten zijn niet toegestaan en moeten op verzoek van de organisator onmiddellijk worden beëindigd. Dit geldt niet voor algemene demonstraties die door de organisator zelf worden verzorgd.
Artikel 8. Orde en toegang
8.1. De halbeheerder is verantwoordelijk voor orde en veiligheid in en rond het gebouw. Hiervoor kunnen regels en aanwijzingen worden vastgesteld in overleg met de organisator. Bevoegd personeel heeft te allen tijde toegang tot de hallen.
8.2. De exposant dient deze voorschriften evenals wettelijke veiligheidsregels strikt na te leven. Bij overtreding kan de organisator maatregelen treffen, waaronder verwijdering van de beurs zonder recht op restitutie.
Artikel 9. Logistiek en levering
9.1. De organisator is niet aansprakelijk voor leveringen, de standopbouw of opgeslagen goederen.
9.2. De exposant is zelf verantwoordelijk voor transport, op- en afbouw, verpakking en de veiligheid van zijn producten.
9.3. Tijdens de beurs mogen goederen alleen met schriftelijke toestemming van de organisator worden verplaatst.
9.4. Na afloop van de beurs dient de stand schoon en in oorspronkelijke staat te worden opgeleverd.
Artikel 10. Standbemanning
10.1. Elke stand moet tijdens opbouw, beursdagen en afbouw bemand zijn door een bevoegd vertegenwoordiger van de exposant.
10.2. Exposanten hebben toegang tot de beursvloer vanaf één uur vóór de opening en tot 30 minuten na sluitingstijd.
Artikel 11. Exposantenbadges
11.1. Per 5 m² standruimte ontvangt de exposant één gratis badge, met een maximum van 15 stuks. Extra badges kunnen tegen betaling worden besteld.
11.2. Badges zijn persoonlijk, uitsluitend bestemd voor standpersoneel en mogen niet worden overgedragen. Ze moeten zichtbaar worden gedragen.
Artikel 12. Presentaties en demonstraties
12.1. Het organiseren van presentaties, demonstraties of trainingen op de stand is alleen toegestaan met voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisator. De inhoud moet vooraf worden gedeeld. Toegang voor bezoekers dient gratis te zijn.
Artikel 13. Netheid en afvalverwerking
13.1. De exposant is verantwoordelijk voor de dagelijkse schoonmaak van de eigen stand.
13.2. Reiniging dient uiterlijk één uur vóór of binnen 30 minuten na opening/sluiting van de beurs te gebeuren.
13.3. Afval en verpakkingsmateriaal moeten door de exposant zelf worden afgevoerd of kunnen tegen vergoeding via de halbeheerder worden verwijderd.
Artikel 14. Water- en telefoonaansluitingen
14.1. Deze voorzieningen zijn niet overal beschikbaar. Indien mogelijk gelden de richtlijnen van de organisator.
14.2. In verband met legionellapreventie moeten bepaalde veiligheidsvoorschriften worden nageleefd. Aansluitingen mogen uitsluitend worden uitgevoerd door erkende installateurs.
Artikel 15. Aansprakelijkheid en verzekering
15.1. De organisator is niet aansprakelijk voor schade of verlies als gevolg van derden, diefstal, vernieling of overmacht.
15.2. De exposant vrijwaart de organisator van alle aanspraken van derden die voortvloeien uit handelingen van de exposant, diens personeel of bezoekers.
Artikel 16. Annulering
16.1. Bij annulering tot twee maanden vóór aanvang van de beurs, en binnen 14 dagen na aanmelding, blijft 90% van de standhuur verschuldigd.
16.2. Bij latere annulering vindt geen restitutie plaats.
Artikel 17. Onvoorziene omstandigheden
17.1. In situaties waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisator.
17.2. De organisator behoudt zich het recht voor deze voorwaarden aan te passen of aan te vullen indien omstandigheden dit vereisen.
Artikel 18. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
18.1. Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank te Utrecht.
18.2. De Nederlandstalige versie van deze voorwaarden is juridisch bindend.